Waarom moeilijk doen als het samen kan?

En zo is dat. Deze uitspraak van Loesje snijdt een mooi thema voor organisatievernieuwing aan. Tegenwoordig is een veelgehoorde worsteling van managers hoe zij in hemelsnaam met al hun medewerkers gesprekken kunnen houden. Van beoordelingen naar planningsgesprekken en bila’s er tussen in. Eigenlijk core business, maar toch ook vaak sluitpost op de agenda in alledaagse hectiek. En laten we eerlijk zijn, met name in de midden management laag is dat best een lastig dilemma. Aandacht versus efficiency en dat in tijden van verandering.

Kracht van het collectief
Aandacht en efficiency laten zich ook prima combineren. Toen ik zelf nog leidinggevende was, besteedde ik altijd bijzonder veel tijd en energie aan het organiseren van goede MT’s en inspirerende teambijeenkomsten. Ik noem dat altijd: ‘de kracht van het collectief’. Je kunt er ook naar kijken vanuit een systeembenadering: in plaats van medewerkers per persoon te betrekken in de verandering, benut je de kracht van de groep als totaal. Dat heeft 3 belangrijke voordelen:

• Met stip op 1: meebouwen aan de toekomst
  Jij faciliteert als manager een groepsproces waarbij medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Je laat hen meedenken en –bouwen aan de nieuwe toekomst. Dat is soms best eng, want het lijkt alsof je een deel van de regie uit handen geeft. Maar, simpelweg door hen te faciliteren om een bijdrage te doen, bekrachtig je de verandering vanuit intrinsieke motivatie. En dat is een onmisbaar begin bij verandering. Met regelmaat begeleid ik bijeenkomsten vanuit deze invalshoek en iedere keer weer ben ik geraakt door de betrokkenheid en professionele bijdrage van medewerkers. Let wel: dit vraagt wel om een duidelijk kader vanuit de leidinggevende en een doortimmerd programma.

• Nummer 2: leren van elkaar
  Een ongelofelijk belangrijk voordeel van werken met een groep, is het feit dat je medewerkers leren van elkaar. Dat betekent voor jou als manager dat je zelf minder hoeft te doen. Komt prima uit, want dat betekent dat je ruimte houdt voor andere zaken. Met een beetje oefening ben je zelfs in staat om bij een groepsbijeenkomst vooral te observeren en te luisteren. Zodat je werkelijk hoort welke successen en dilemma’s er zijn in jouw team. Ook voor jou als manager geldt dan dat jij weer leert van de inbreng van de groep en dat zij laten zien welke stappen nodig zijn in de verandering.

• Nummer 3: aandacht organiseren
  En nummer 3: het organiseren van dit teamoverleg of deze groepsbijeenkomst laat medewerkers zien dat je aandacht hebt voor het groepsproces. Dus dat je aandacht voor hen hebt. Nu is het zo dat dit soort bijeenkomsten vaak juist als eerste wordt gecancelled. Vooral als de productiviteitscijfers onder druk staan, want dan moet de factor tijd omhoog en de factor geld omlaag. Dat is vaak op korte termijn handig, op langere termijn niet. Mee oppassen dus, anders is het een geval van ‘Penny Wise, Pound Foolish’ …

Mijn stelling is dat als je groepscommunicatie zorgvuldig en goed organiseert, het niet altijd nodig is om heel frequent een-op-een met een medewerker in gesprek te zijn. Dat vraagt van jou als leidinggevende wel dat je goed nadenkt over hoe en wanneer jij communiceert over verandering. Maak daar als het ware je eigen communicatieprogramma voor. Laat je medewerkers er zelfs over meedenken. Want ook voor communiceren over veranderen geldt:

‘Waarom moeilijk doen als het samen kan?’