Inspiratie over zelforganisatie: tips voor slimme eerste stappen

In een kletsnat Mastbos bij Breda had ik recent een boeiende wandeling. Het gezelschap was gelukkig beter dan het weer, dus aan inhoud en energie geen gebrek. Eén van de dingen waar we over spraken, was hoe dat nou werkt als je als organisatie de eerste stappen zet op het pad van zelforganisatie. Ik proef daarin nogal eens de angst voor het ontstaan van vrijstaten waarin medewerkers hun eigen gang gaan. Waar loslaten klinkt als losslaan. Zeker voor meer hiërarchische organisaties zeer begrijpelijk. Maar met een paar praktische handvatten zet je slimme eerste stappen op de weg van zelforganisatie,  zodat iedereen weet waar ie aan toe is.

Tip 1: wat heb je van me nodig?!
Eén van de belangrijkste verschillen voor teams die aan de slag gaan met zelforganisatie, is dat de verhouding tussen management en medewerker anders wordt. Tenminste, voor zover het gaat over het maken resultaatafspraken. Op andere vlakken verandert het juist niet, maar daarover hieronder meer. Hoe zit dat met die resultaatafspraken? Als je zelforganisatie écht goed aanpakt, dan hoort bij het maken van de resultaatafspraken óók een gesprek over verwachtingen.

Wat kan een team presteren en wat is daarvoor nodig? Top-down resultaatafspraken geven niet veel ruimte voor discussie. Teams halen de afspraak, ze halen het bijna of ze halen het niet.Dat wordt nu dus: hoe reken je op elkaar? En daar hoort bij: hoe informeer je elkaar over de voortgang op dat front. Dat betekent ook dat top-down neerleggen van doelstellingen tot het verleden gaat behoren en dat die ingewisseld wordt voor overleg en afstemmen.

Tip 2: Jippie! Ruimte!
Dan nummer 2 op de kaart. Zelforganisatie wordt nogal eens verward met totale vrijheid. Dat is het niet. Want bij die resultaatafspraken en afspraken over verwachtingen, hoort ook verantwoordelijkheid. En dat is een ontdekkingstocht bij zelforganisatie. Teams kunnen meer zelf dan leidinggevenden geneigd zijn te denken. Dat hebben we afgelopen jaar in die bijzondere omstandigheden wel gemerkt. Ruimte geven om dat nog verder uit te vogelen is welkom vind ik. En op dit vlak zijn wijd openstaande communicatielijnen erg belangrijk. Over en weer. Binnen zelforganisatie houd je samen meer vinger aan de pols. Intensiever samen optrekken dus. En dus ook meer samen bepalen of en hoe de afspraak gehaald wordt. Dus vrijheid gaat hand in hand met verantwoordelijkheid. Bij het aannemen van de vrijheid hoort voor teamleden ook het aannemen van de verantwoordelijkheid. En die blijft nogal eens onderbelicht. Concreet dus: checken bij elkaar of je 2x “ja” hoort: een jawoord voor de vrijheid én een jawoord voor de verantwoordelijkheid.

Tip 3: vangrails voorkomt ongelukken
Dan iets over die hiërarchie. Die kan prima behouden blijven, mét experimenteerruimte om bovenstaande te gaan doen. Sterker nog, de hiërarchie brengt ook veel duidelijkheid over wie waarvan is. En dat is erg handig om gedoe te voorkomen. Stel zelforganisatie voor als het onderstaande plaatje met een snelweg met vangrails erlangs.

De professionele ruimte zit bínnen de vangrails. Samen bepaal je hoe breed of hoe smal de snelweg is. Dat kan ook per onderwerp nog verschillen. Maar vervolgens ga je niet over die vangrails heen (doe je op de snelweg namelijk ook niet …). De gouden tip: alle onderwerpen die de teamdynamiek negatief beïnvloeden, vragen om kader en heldere afspraken. Vangrails dus. Om ongelukken te voorkomen. Wat ik iedereen zou aanraden: zet de vangrails eens wat vaker breed op de vakinhoud en het organiseren van het werk en houd het (in eerste instantie) even smal op thema’s als ziekteverzuim en beoordelen.

Nu is het mooie van deze tips dat je hier op ieder moment mee kunt beginnen. Doe het vooral in het klein want vandaag de dag staat er al genoeg op zijn kop. Voor alle teams en hun leidinggevenden die houden van ontwikkelen, is het thema ‘zelforganisatie’ echt aan te raden. Want: deze manier van kijken en organiseren kan enorm bijdragen aan de veerkracht van teams. Dus laat je inspireren door deze tips en kijk eens wat bij jullie past in het licht van jullie organisatie-ontwikkeling. En voel je vooral niet verplicht om alles direct te moeten doen, maar neem de ruimte om er iets uit te pikken en dat eens in het klein uit te proberen.

Heb je na het lezen van deze tips behoefte aan nog meer tips en ondersteuning? Dan ben je bij ons aan het juiste adres!

De VernieuwingsManager maakt complexe transities behapbaar. Vind jij het hoog tijd dat jullie teamontwikkeling uit quarantaine gaat en heb je behoefte aan een frisse blik op je team of organisatie of? Dan treffen we graag je voor een online koffie-afspraak!