Graag binnen de 1,5 meter: veranderen als contactsport

Enigszins nostalgisch haalde ik deze week de herinnering op aan mijn laatste gewone borrel met een oud-collega. “Haha, oh gek zeg, we geven geen handen!” was toen onze verwondering. Daarna ging teamontwikkeling nogal eens in quarantaine …  Andere prioriteiten en trouwens, online ontwikkelen, dat werkt niet was de gedachte. Veranderen is immers een contactsport, waarbij je binnen de 1,5 meter moet kunnen komen met elkaar. Inmiddels weten we dat veranderingen gewoon doorgaan, digitaal en op afstand. Hoog tijd dus om de teamontwikkeling uit quarantaine te halen. Daarom drie tips voor leidinggevenden, ook toepasbaar als live bijeenkomen weer gewoon is geworden.

Tip 1: online koffie
Ze zijn er nog … Leidinggevenden die vooral met elkaar en minder met medewerkers praten. En van een afstandje bepalen wat nodig is in de verandering. Dat werkt niet. Medewerkers zijn over het algemeen uitstekend in staat om met elkaar het werk slim te organiseren. De bovenstroom regelt zich wel. Ook in tijden van verandering. Daar is de leidinggevende vaak niet eens bij nodig. Die is wel hard nodig bij het gesprek over de onderstroom.

Rekening houdend met drukke agenda’s is het handig als leidinggevenden daartoe het initiatief nemen en deze uitwisseling op gang brengen. Anders komt het er niet van. Denk eens aan een digitaal koffie-uurtje met vrije inloop. Of een digitale lunch. De agenda kan voorbereid zijn. Of niet. Dat laatste raad ik aan. Ga vooral nieuwsgierig zijn om van medewerkers te horen hoe het écht met ze gaat.

Met alle technologische mogelijkheden is het advies: maak de vorm niet te ingewikkeld en zet de inhoud centraal. Vraag aan deelnemers waar ze blij en trots van worden, hoe het privé gaat en welke vragen en twijfels een verandering oproept. Voor leidinggevenden is het aardig als die iets van zichzelf laten zien (tip: deel eens waar jij mee bezig bent en wat jou bezighoudt). Belangrijk is om dat regelmatig te doen. Niet omdat er een verandering is. Door het vaker te doen, haken deelnemers makkelijker bij elkaar aan en ontstaat er een rode draad in die gesprekken. Dat geeft ongelofelijk veel informatie over hoe de verandering gaat. En als bonus: op deze manier komt ook nog eens contact tussen medewerkers uit verschillende teams of afdelingen tot stand. Niet vanzelfsprekend, wel superleuk en gewaardeerd vandaag de dag.

Tip 2: opdracht tot ontwikkelen
Dan de volgende tip: als de leidinggevende in gesprek gaat met medewerkers, bestaat de kans dat er kritische noten of bezwaren komen, zeker aan het begin van een verandering. Daar wordt veranderen echt een contactsport, zeker in complexe transities. De ‘ja-maren’ zijn dan niet van de lucht. Dit gebeurt ook online, zelfs als de digitale omstandigheden verre van ideaal zijn. Soms in het volle zicht, soms erbuiten. Deze kritische fase doet er toe en is het moment waarop de leidinggevende grote impact kan hebben om de verandering richting te geven.

Eén van de belangrijke interventies in deze fase is het geven van een heldere opdracht voor een team om te gaan ontwikkelen. Zodat helder is dat de verandering niet vrijblijvend is. Dit vraagt van leidinggevenden om ook op dit punt regelmatig in gesprek te gaan. Noem het een ontwikkelgesprek met een team. Op de agenda: ‘hoe gaat het met jullie én de teamontwikkeling?’ Een andere agenda dan het eerdergenoemde koffie-uurtje, want dit gaat over de collectieve ontwikkeling van het team. In het kader van samen delen is het prima om aan teams te vragen om dit gesprek voor te bereiden. Dat is vaak al een ontwikkelopdracht in zichzelf.

Tip 3: incasseren in het groot
Dan de derde tip. In alle gesprekken in tijden van verandering hebben leidinggevenden de uitdaging om te incasseren. De letterlijke betekenis: ontvangen of verduren. Leidinggevenden ervaren nogal eens spanning op incasseren. Ga je met een team in gesprek dan heb je namelijk op sommige momenten letterlijk een groep tegenover je. Dat maakt het teamgesprek wezenlijk anders dan het individuele gesprek.

Vergeet ook niet dat we vandaag de dag in een 1-dimensionaal scherm kijken. Technische imperfecties (zoals niet iedereen in beeld hebben) kunnen je van je à propos brengen. Of de dynamiek lijkt negatief kritisch ipv positief kritisch. Je weet misschien niet wat de oplossing is voor alles wat gezegd wordt. Soms zit je er misschien letterlijk even niet op te wachten. Da’s incasseren in het groot.

Als het in de verandering op het scherpst van de snede gaat (en dat gaat het als het écht ergens over gaat) dan is het normaal dat je brein een beetje op hol slaat. En dat je emotiecentrum aangaat. Ook al denk jij van niet. Het is dus niet gek als je merkt dat er bij jezelf bezwaren en dilemma’s zijn waardoor je dit contact misschien wel een beetje uit de weg gaat. Dat kan met al dat thuiswerken trouwens ook hartstikke makkelijk. Maar toch, doe dat niet. Ga nog eens goed zitten voor dit gesprek.

Zet de rugleuning van je stoel los en leun achterover. Zodat je ontspanning voelt en kunt luisteren. Dat helpt ook om je rug recht te houden, letterlijk en figuurlijk. Als je merkt dat je voorover leunt in je scherm en harder gaat praten of juist helemaal niks meer zegt, is dat je ‘cue’ om deze tip toe te passen. Kijk en luister naar de groep én probeer te zien, horen en voelen wat er gebeurt in dat collectief. Achterover leunen maakt het makkelijker om reacties niet persoonlijk te nemen, maar te zien dat een systeem reageert op de ingezette verandering. Leidinggevenden die dat beheersen, weten ook de rust te bewaren. En kunnen ontvangen, zonder alles in te hoeven nemen. Leren incasseren: een belangrijke vaardigheid om mee te oefenen als je tot over je oren in de verandering zit.

Wil je hier echt een meester in worden, dan is het slim jezelf te laten faciliteren door een procesbegeleider. Dan heb je beide handen vrij en kun je écht achteroverleunen!

De VernieuwingsManager maakt complexe transities behapbaar. Heb je behoefte aan een frisse blik op de verandering in jouw of organisatie en wil je jezelf een frisse blik cadeau doen? Dan treffen we graag je voor een online koffie-afspraak