Altijd dichtbij. Nu ook verkrijgbaar voor zelfsturende teams

Even terug in de tijd. Een jaar of 5 geleden was zelfsturing dé hype in de publieke wereld. Iedere zichzelf respecterende organisatie wilde er wat mee. En tot op de dag van vandaag heeft zelfsturing iets verleidelijks. Met beelden van vrijheid, eigenaarschap en meer ruimte voor professionele ontwikkeling. Wie wil dat niet? Toch zijn er de nodige teams en organisaties die ervaren dat het helemaal zo makkelijk nog niet is om daar te komen. Het ‘wat’ van het concept snapt iedereen, maar hoe je dat dan in de dagelijkse praktijk doet?! Afstand en onzichtbaarheid van management liggen al snel op de loer, zeker nu in deze online tijd. Afgelopen jaar heb ik als interim leidinggevende een organisatie ondersteund in dat vraagstuk. Ik neem je graag mee in mijn praktijkervaring en deel komende tijd een aantal tips om dichtbij te kunnen blijven.

Altijd dichtbij, das war einmal …
Kiezen voor zelforganisatie, zelfsturing of een variant daarop, betekent dat je heel bewust een grotere afstand creëert tussen management en medewerkers. De manager was voorheen vaak letterlijk in het zicht. Voor een medewerker hartstikke fijn als er gedoe was met een collega of om stoom af te blazen en te sparren. En met een beetje geluk werd de medewerker dagelijks gezien én geprezen om zijn/haar bijdrage. Dat verandert met de keuze voor zelfsturing en wordt regelmatig als een groot verlies ervaren, door medewerkers en zeker ook door de leidinggevende. Belangrijk om je te realiseren dat waar de leidinggevende vroeger samen optrok met het team, het team nu vooral met elkaar moet gaan optrekken. Hoe je dan als leidinggevende toch dichtbij blijft, lees je hieronder.

Tip 1: neem afscheid van je beste vrienden
De eerste succesfactor is of de leidinggevende er ook echt in slaagt om afstand te nemen. En afstand nemen gaat gepaard met loslaten. Vindt niet iedere leidinggevende even makkelijk. Als ik voor mezelf terugga in de tijd, dan moet ik bekennen dat ik daar een jaar of 10 geleden helemáál niet goed in was. Grip en controle waren mijn beste vrienden. Zelfsturing had voor mij geklonken als een onmogelijk concept.

Voor de Insights Discovery kenners: daar waar Insights Rood regeert is dit een bekend fenomeen. Inmiddels weet ik dat er meer smaken (of kleuren?) zijn dan die ene variant. Mede mogelijk gemaakt door heel wat jaren als teamcoach en adviseur, want in die rollen heb je niet zoveel aan grip en controle. Afstand nemen gaat in de eerste plaats over het voelen van de innerlijke overtuiging van de leidinggevende dat teams succesvol kunnen zijn zonder jou. Ander perspectief, maar cruciaal voor zelfsturing.

Tip 2: lees de bijsluiter
In de afstand ontstaat ook de ruimte. Die ruimte heeft ook een bijsluiter. Voor je het weet wordt afstand onzichtbaarheid. Zeker in deze tijd waarin we elkaar alleen nog maar online treffen. En dan ben je niet meer met elkaar in gesprek. Word je ook letterlijk niet meer gezien, terwijl die leidinggevende van vroeger een medewerker in ieder geval in beeld had. Dat is een grote prijs die deze verandering met zich meebrengt. Zo had ik recent een coachee die zich afvroeg of management eigenlijk überhaupt wel luisterde. Of er wel ruimte was om iets te zeggen. Een voorbeeld van de bijsluiter afstand. Dat voorkom je door contactmomenten te plannen. Minimaal maandelijks, soms vaker.

Tip 3: oren open
Die contactmomenten doen ertoe bij een zelfsturend team. Handig is als je afspreekt op voorhand waarover dat contact gaat. Dat kan zijn inhoud, werkafspraken of opdrachten (ja dat bestaat ook nog steeds bij zelfsturende teams 😉 en zeker ook: hoe zit een team erbij? Kom ik terug bij dat loslaten. Daar is namelijk de crux dat je meer vragen stelt en minder uitlegt. Als ik het uitleg met Insights Discovery dan heet dat ‘relationeel leiderschap’. Je verdiept je in de ander en de teamdynamiek, observeert, stelt vragen en probeert gevoel te krijgen bij wat er aan de andere kant van het beeldscherm speelt.

In verandertermen ga je stap voor stap observeren, analyseren en dan pas interveniëren. Doe je dat, dan is een contactmoment ook echt een moment van werkelijk in contact zijn met elkaar. Dat is trouwens echt niet makkelijk in deze tijd met 1-dimensionaal beeld maar doe steeds die poging. Zelfs als je weet dat je oren openzetten betekent dat er bezwaren, tegenargumenten, twijfels en wat niet meer komt in het gesprek. Onthou dan: je hoeft het niet altijd (vaker niet dan wel) op te lossen, als je maar luistert en erkenning kunt geven voor wat er speelt. Dan ben je weliswaar niet meer letterlijk dichtbij, maar wel nábij.

Tip 4: sturen én steunen
En dan de vierde succesfactor: sturing en steun. Die blijft toch vaak onderbelicht in zelfsturing. Wordt soms zelfs een beetje een vies woord … (want we zijn hier toch zelfsturend?!). Aan het eind van de rit heb je namelijk als leidinggevende nog steeds een belangrijke rol om kader mee te geven, te richten, faciliteren en ondersteunen. Het antwoord “jullie zijn zelfsturend dus jullie gaan erover” is dan echt te kort door de bocht. Dat is eigenlijk hetzelfde als zeggen “zoek het lekker uit daar”.

Je mag, nee móet, daar nog steeds dichtbij komen. Onderdeel van zelfsturende teams is immers ook dat er een opdracht ligt en kader is. Punt. Laat je die vervagen, dan gum je als het ware de vangrails op de snelweg uit. Zeker in deze tijd van online werken kan het geen kwaad om het kader en de opdracht te herhalen en nog eens te herhalen. Doe dat overigens wel vriendelijk zodat je geen onmogelijke opdracht door de strot heen duwt. En vergeet daarbij niet te steunen en hulp aan te bieden als dat nodig is.

Het alfabet van achter naar voren
De kritische lezer zou kunnen denken: “Is dat nou echt zo vernieuwend of ingewikkeld?” In de basis niet. Maar let op: de volgorde waarin de tips staan, is niet toevallig gekozen. Probeer het alfabet maar eens andersom op te zeggen, daar struikelt je brein behoorlijk over. Oefen je het 3 weken lang iedere dag, dan lukt het je. Zo is het ook met leidinggeven aan zelfsturende teams: voor een deel is het hetzelfde, maar dan net in een andere volgorde. En dan geldt dat hoe meer je oefent, hoe makkelijker het je afgaat. Tot op het punt dat je kunt zeggen dat je niet meer altijd dichtbij, maar wél altijd nabij bent.

De VernieuwingsManager maakt complexe transities behapbaar. Heb je behoefte aan een frisse blik op de verandering in jouw of organisatie en wil je jezelf een frisse blik cadeau doen? Dan treffen we graag je voor een online koffie-afspraak